Beitragszuordnung schon gemacht?

Es ist wieder an der Zeit die Beitragsrechnungen zu erstellen, damit Ihre Mitglieder die Jahresrechnungen bekommen.

Eine Aufgabe - welche einmal im Jahr von Ihnen gemacht werden muss. Eine Aufgabe bei der Sie besonders gefordert sind, damit auch alle Mitglieder die korrekte Rechnung erhalten.

Sorgfalt und Genauigkeit zahlen sich in diesem Fall besonders aus.

Hier haben wir 5 wichtige Punkte für Sie zusammengefasst:

1. Verwenden Sie die Kontrollfunktion von CLUB IN ONE: In CLUB IN ONE haben Sie die Möglichkeit alle Positionen, welche bezahlt werden müssen, zu kontrollieren, ohne dass bereits Rechnungen erzeugt werden.

2. Erstellen Sie einen Forecast: Nachdem Sie alle Mitgliedschaften zugeordnet haben, können Sie mit nur einem Klick einen Forecast für das kommende Jahr erstellen und Sie haben Ihre Umsatzdaten (auch pro Mitgliedschaft) sofort griffbereit.

3. Setzen Sie auf Rechnungsversand per E-Mail: Wenn Sie es nicht schon tun, dann beginnen Sie, Ihre Rechnungen per E-Mail zu versenden, um ganz einfach Portokosten zu sparen.

4. Versuchen Sie Ihre Mitglieder von einem Lastschrifteinzug zu überzeugen: Wenn Sie bei Ihren Mitgliedern einen Lastschrifteinzug machen dürfen, wird sich das Thema "nicht bezahlte Rechnungen" relativ schnell von selbst erledigen.

5. Buchen Sie Ihren persönlichen Beitrags-Check: Wenn Sie sich beim Erstellen der Jahresrechnungen unsicher sind, buchen Sie bei uns ganz bequem Ihren persönlichen Beitrags-Check: https://calendly.com/smartup-solutions/cio-beitragscheck-042022?month=2022-12

Haben Sie schon einmal über einen Software-Wechsel nachgedacht?

Jeder Mensch ist ein Gewohnheitstier. Im privaten sowie auch im beruflichen Umfeld. Aber gerade wenn es um die Weiterentwicklung von einem Unternehmen geht, ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob das Alte wirklich noch das Richtige für das eigene Unternehmen ist. Manchmal ist das Verlassen der Komfortzone genau das, was Ihr Unternehmen braucht, um weiterhin zukunftsfähig zu sein.

Das gilt auch für die Golfsoftware im Sekretariat.

Es gibt verschiedene Gründe warum ein Software-Wechsel in Betracht gezogen werden soll.

Wenn die aktuelle Software kaum noch weiterentwickelt wird, die Installation von Updates viel Zeit in Anspruch nimmt, das Programm und die Support-Verträge viel zu teuer sind.

Aber auch wenn die Golfsoftware die aktuellen oder auch zukünftigen Anforderungen nur noch über Umwege oder gar nicht mehr abdecken kann.

Wie wichtig ist eine einfache Golfsoftware?

Eine einfache Golfsoftware spart Ihnen viel Zeit und Frust.

Bei einer Software ist es wichtig, dass sie reibungslos funktioniert und bestmöglich bei Ihnen im Unternehmen eingesetzt wird.

Das kann auch bedeuten, dass die Software, für welche Sie sich zu Beginn entschieden haben, jetzt nicht mehr die Richtige ist. Deshalb sollten Sie sich regelmäßig diese Fragen stellen: Was brauche ich aktuell? Wo will ich mit meinem Unternehmen in Zukunft hin und was benötige ich dafür? Wo im Sekretariat kann ich die Arbeit noch vereinfachen?

Keine Angst vor einem Software-Wechsel

Natürlich ist ein Software-Wechsel mit einem gewissen Aufwand verbunden. Trotzdem sollten Sie sich nicht allein deswegen davor sträuben. Ein Umstieg kann richtungsweisend für das gesamte Unternehmen sein. Damit der Umstieg möglichst reibungslos funktioniert, informieren Sie sich im Vorfeld bei allen passenden Herstellern, um die bestmögliche Golfsoftware für Ihr Unternehmen zu finden.

Ein Golfclub auf Erfolgskurs - CLUB IN ONE im Gespräch mit Golf & Country Club Velderhof

Herr Kociok, gerade in den letzten Jahren war der Mitgliederzuwachs bei Ihnen auf der

Anlage enorm. Sie haben aktuell knapp 1.500 Mitglieder. Welches sind denn die

Schlüsselfaktoren für diesen Erfolg?

Unsere Mitglieder schätzen besonders den exzellenten Zustand des Platzes sowie unsere hohen Service-Standards in allen wesentlichen Bereichen der Golfanlage. Mit gezielten Investitionen in die Infrastruktur sowie einer ausgeweiteten Social Media Kampagne ist es uns gelungen, die hohen Qualitätsstandards des Velderhofs “in die weite Welt” hinauszutragen. Es freut uns sehr, dass wir unseren Mitgliederbestand in kürzester Zeit entscheidend erhöhen und den Altersdurchschnitt gleichzeitig senken konnten. Der Einsatz von CLUB IN ONE hat es uns ermöglicht, unterjährige Mitgliedschaften noch flexibler anzubieten, was vor allem für die jüngere Generation ein wichtiger Faktor ist. Die internen Abläufe haben sich durch CLUB IN ONE um ein Vielfaches vereinfacht und wir haben endlich Zeit für unsere Mitglieder sowie für unsere Gäste, aber auch für neue Projekte hier am Velderhof.

Sie sprechen von neuen Projekten auf Ihrer Anlage. Haben Sie in diesem Jahr schon

Projekte erfolgreich umgesetzt?

Ja, klar! Zum Beispiel haben wir die neuen Online-Anwendungen von CLUB IN ONE integriert und auch die neue CLUB IN ONE Hardware installiert. 

Wir hatten im September eine vor Ort Schulung von CLUB IN ONE. Da war sofort klar, dass

wir die neue CLUB IN ONE 4U online Anwendungen einsetzen möchten. Die vielen neuen

innovativen Funktionen haben uns sofort begeistert. Im Mai diesen Jahres wurde bei uns

dann CLUB IN ONE 4U online genommen. Wir haben unsere Mitglieder vorab per E-Mail

informiert und auch den Umstellungsprozess  dargestellt. Der DSGVO-konforme Ablauf bei

der Registrierung war für viele Mitglieder ungewohnt und neu. Wir konnten aber alle super

mitnehmen und hatten eine gesetzeskonforme Registrierung.

Im April diesen Jahres haben wir dann auch gleich unsere Hardware an den Ballautomaten

sowie an unseren Türen ausgetauscht. Wir hatten zuvor ein sehr veraltetes und auch

überteuertes System. Bei den Lesern haben wir ebenfalls auf die Hardware von CLUB IN ONE gesetzt. Die neuen Kartenleser sind ein großer Mehrwert, da Bälle am Ballautomaten jetzt neben unseren eigenen Mitgliedskarten auch per Handy App bezogen werden können und sich die Türen ebenfalls mit dem Handy öffnen lassen.

Durch die Umsetzung der beiden oben genannten Projekte haben Sie sich bestimmt einen

Mehrwert für das Sekretariat, aber auch für Ihre Mitglieder und Gäste erhofft. Ist der

Mehrwert eingetroffen?

Auf jeden Fall! Seit der Verwendung von CLUB IN ONE 4U bekommen alle Golfer mit der

Buchungsbestätigung einen Wallet-Eintrag und somit auch das digitale Bagtag. Wenn eine

Startzeit gebucht ist, wird der Golfer im Umkreis von 500 Metern automatisch eingecheckt.

Die Marshalls können den Link auf deren Handys aufrufen und es ist somit auch kein Tablet

mehr notwendig. Push-Nachrichten können wir jetzt außerdem jederzeit versenden. Das

Livescoring und die digitale Scorekarte sind sehr benutzerfreundlich.

Natürlich sind auch die neuen Kartenleser ein enormer Mehrwert für uns, zudem der

Kartenleser am Ballautomaten kostenlos ist. Das bedeutet letztendlich: Wir hatten im

Vergleich zu anderen Hardware-Herstellern sehr geringe Anschaffungskosten für alle unsere

Kartenleser. Toll finden wir auch, dass die Kartenleser unsere WLAN-Struktur verwenden

und bei einer Störung  automatisch auf Mobilfunk umschalten. Das ist genial und nimmt uns

viel Stress.

Haben Ihre Mitglieder die Entscheidung für die Umsetzung der Projekte mitgetragen?

Wie bei jeder Veränderung sind die Mitglieder erstmal skeptisch und wollen

“mitgenommen” werden. Das ist auch unser Ansinnen. Mit der Vorankündigung per E-Mail

haben wir nicht alle Mitglieder erreicht.  Auch waren dem ein oder anderen Mitglied der

Nutzen und die Vorteile der Veränderung nicht sofort klar. Aus diesem Grund versuchten wir

die Umstellung sanft durchzuführen. Wir können jetzt sagen, dass mittlerweile alle

Mitglieder die Vorteile erkannt haben und die Hardware sowie CLUB IN ONE 4U gerne

nutzen.

War die Umsetzung der beiden Projekte ein großer Aufwand für Sie?

Natürlich stellte auch für uns die Realisierung der beiden Projekte einen gewissen Aufwand

dar. Dieser bestand unter anderem darin, dass wir für die Einführung der neuen Kartenleser

von CLUB IN ONE die Kundenkarten unserer Mitglieder tauschen mussten. Früher war das

Guthaben direkt auf den Karten gespeichert. Heute wird das Guthaben online verwaltet, was

z.B. bei Verlust einer Karte nicht auch den Verlust des Guthabens bedeutet.

Die Einführung der neuen Online-Anwendung erzeugte anfangs bei uns etwas Aufwand, weil

das ein oder andere Mitglied Fragen hatte. Die waren aber in der Regel schnell geklärt.

Haben Sie sich im Sekretariat die Arbeit auch erleichtert?

Definitiv. Nach einer kurzen Phase der Einführung und der Beantwortung von Rückfragen

unserer Mitglieder können wir sagen, dass wir bereits jetzt eine enorme Entlastung im

Sekretariat feststellen. Die gesparte Zeit nutzen wir nun für die Betreuung unserer

Mitglieder und Gäste vor Ort, aber auch für die Planung von neuen Projekten.

Herr Kociok, vielen Dank für Ihre Zeit. Weiterhin viel Erfolg mit Ihren künftigen Projekten!